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Como separar contas pessoais da empresa: passo a passo para Lojistas

Publicado em: 09/10/2020 10:23 | Atualizado em: 09/10/2020 18:04

 

A realidade da gestão financeira para muitos lojistas e empreendedores se resume apenas a pagamentos e recebimentos de contas. Para muitos não existe separação entre despesas pessoais e empresariais, tudo acaba sendo uma coisa só. É nesse momento que os donos de lojas acabam perdendo o controle e colocando em risco todo o negócio.

 

Segundo dados do Sebrae, cerca de 20% das lojas fecham as portas por causa da falta de capital, sendo que 7% encerram as atividades por falta de lucro. Mas a verdade é que, conforme afirma a instituição, 50% dos empresários no Brasil não sabe dizer se o negócio está tendo lucro ou prejuízo.

 

Por que será que isso acontece?

 

A resposta é simples: falta de uma boa gestão financeira.

 

Mas não precisa se assustar! Administrar as finanças de um negócio não é algo complexo como muitos imaginam. Você pode utilizar desde ferramentas simples como um fluxo de caixa em papel e planilhas de Excel até as mais avançadas como sistemas de controle financeiro e gráficos detalhados.

 

Para te ajudar a controlar melhorar essa área financeira, separamos abaixo algumas dicas e informações importantes sobre como separar contas pessoais da empresa.

 

Por que gestão financeira é importante?

 

Administrar as finanças do negócio é muito mais do que registrar entradas e saídas. Ela tem a ver com a prática de controlar, planejar, avaliar e decidir estratégias da empresa considerando dados financeiros e cálculos matemáticos.

 

A partir das informações financeiras é possível saber como anda a saúde da empresa para possíveis ampliações, investimentos ou simplesmente para se manter no mercado, caso alguma crise aconteça, por exemplo.

 

É muito importante lembrar da recém pandemia que fez com que muitas empresas quebrassem justamente pela falta de planejamento financeiro. financeiras e de um bom planejamento nessa área. Por isso, quanto mais organizado nas finanças o seu negócio estiver, melhor será a capacidade dele em suportar grandes oscilações e continuar crescendo no mercado.

 

E mais, uma boa gestão financeira impacta diretamente o negócio gerando:

 

  • maior controle das despesas e recebimentos, bem como do lucro;
  • mais facilidade na análise das vendas a cada período;
  • maior capacidade de investimentos e ampliação do negócio;
  • dados para tomada de decisões mais assertivas;
  • mais organização e planejamento financeiro.

 

Mas ter todos esses benefícios, a primeira coisa que os empreendedores devem aprender é como separar contas pessoais da empresa. Afinal, este é o erro mais comum entre lojistas e um dos fatores que influencia no fechamento das empresas.

 

Como separar contas pessoais da empresa

 

Muitos donos de loja não sabem como separar contas pessoais da empresa e acabam criando uma rotina de pagamento que mistura despesas de casa com as do negócio, o dinheiro das vendas acaba sendo o mesmo para pagar fornecedor e para contas como a da escola do filho.

 

Para eliminar esse erro, antes de qualquer outro planejamento, é preciso elaborar um plano de contas e listar as principais despesas do negócio, como por exemplo:

 

  • Salário dos funcionários
  • Fornecedores
  • Água
  • Aluguel
  • Telefone
  • Internet
  • Energia
  • Custos operacionais (transporte, reformas simples)

 

Monte a lista inserindo o valor médio dessas despesas e as datas de pagamento para cada uma. Se possível, defina uma única data para realizar todos os pagamentos. Isso vai facilitar o controle financeiro ao longo do tempo.

 

Passo a passo para organizar as finanças da loja

 

Depois de relacionar todas as despesas dentro do plano de contas, siga os passos abaixo:

 

  1. Defina todos os salários

É muito importante estabelecer com precisão o salário de cada um, desde o dono do negócio até vendedores e atendentes. Para isso, utilize como base de cálculo as informações compartilhadas por sindicatos ou organizações de gestão de recursos humanos.

 

É imprescindível que os donos tenham um salário definido, o que costumamos chamar de prolabore. Com isso, as despesas pessoais que antes ficavam misturadas, agora será paga pela conta pessoal do dono e com o salário que ele receber mensalmente.

 

2. Crie contas bancárias distintas

 

Para a separação entre as despesas da loja e pessoais ser mais eficaz, os lojistas devem ter duas contas bancárias: uma conta somente para o seu negócio e outra pessoal que possa receber o prolabore.

 

A distinção de contas vai facilitar muito o controle, acabando de vez com as retiradas pessoais da empresa. Além disso, ter uma conta com o CNPJ da loja pode facilitar o acesso a créditos empresariais quando precisar fazer melhorias na loja.

 

Mesmo com essa divisão estabelecida, é muito comum que diante de uma urgência pessoal os donos acabem fazendo novas retiradas. Não faça isso! É fundamental cumprir à risca tudo que foi planejado para ter uma boa gestão financeira.

 

  1. Elabore um fluxo de caixa

Para facilitar essa administração, uma ótima ferramenta é o fluxo de caixa. Com ele é possível planejar e controlar todas as entradas e saídas, fazer projeções financeiras a cada mês, avaliar as finanças do negócio e verificar a capacidade de investimentos futuros.

 

Há muitas empresas que optam por programas de gestão onde podem registrar todas as entradas e saídas, gerar relatórios e gráficos. Mas caso não possa, pode criar uma tabela no caderno ou planilhas em Excel. Na primeira coluna vai listar todas as despesas e nas colunas seguintes fará o registro do valor mensal de cada uma.

 

É indicado ter diferentes fluxos de caixa para melhor controle das despesas. Então, pode ter um diário para registros do dia, outro quinzenal ou mensal para avaliações e análises financeiras de períodos maiores.

 

  1. Não faça empréstimos pessoais para a empresa

Se precisar de crédito para melhorias na loja ou investimentos em inovação ou produtos, opte sempre por utilizar a conta jurídica para pedidos de empréstimos. Além de manter a separação entre contas pessoais e da empresa, isso gera mais benefícios e condições de pagamento.

 

Além desse passo a passo, mais três dicas podem ajudar a ter uma boa gestão financeira:

 

  • Faça uma reserva de emergência: inclua no planejamento financeiro um valor reserva para possíveis urgências e problemas da empresa.
  • Devolva qualquer retirada pessoal fora do orçamento: se urgências pessoais surgirem e for preciso novas retiradas, considere isso como um empréstimo da empresa e faça a devolução desse valor no pagamento do prolabore.
  • Mantenha atualizado fluxo de caixa: sempre registre todas as entradas e saídas no fluxo de caixa para ter o devido controle financeiro. Faça isso diariamente para não se perder nos cálculos e evitar problemas futuros.

 

Então, respondendo à pergunta inicial: como separar contas pessoais da empresa?

 

  • Elabore o plano de contas listando todas as despesas do negócio.
  • Anote o valor médio de cada uma e defina as datas de pagamento, se possível concentre todas em uma única data.
  • Defina o prolabore, ou seja, qual vai ser o salário que o dono do negócio vai receber mensalmente.
  • Mantenha duas contas bancárias: empresarial e pessoal.
  • Utilize um fluxo de caixa para acompanhamento financeiro.
  • Não antecipe o prolabore por conta das despesas pessoais.
  • Não faça empréstimos pessoais para investimentos na empresa.
  • Inclua a reserva de emergência no plano financeiro.
  • Devolva todas as retiradas pessoais fora do orçamento.
  • Mantenha o fluxo de caixa atualizado.

 

Se você quer que a sua empresa se mantenha fora do grupo de empresas que acabam fechando por má administração, aplique com cuidado todas as dicas acima. Isso tem a ver com a saúde financeira do seu negócio e a capacidade dele continuar crescendo nos próximos anos.

 

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